Chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ giúp bạn phát triển một kỹ năng hữu ích mà còn tạo điều kiện cho sự tương tác và hiệu suất tốt hơn trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều này thông qua một số thao tác cơ bản, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn chia sẻ màn hình trên Teams
Để chia sẻ màn hình trên Teams, bạn chỉ cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu cần thiết. Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp mà bạn muốn chia sẻ màn hình.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ”, đó là nút màu đỏ nằm bên cạnh nút “Rời đi” ở phía trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì nhấp vào nút “Chia sẻ”.
Bước 3: Khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, một menu sẽ hiện ra dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy một số lựa chọn mà bạn có thể chọn tùy thuộc vào cách bạn muốn chia sẻ màn hình.
Nếu bạn chọn Màn hình, Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của máy tính bạn. Ngược lại, nếu bạn chọn Cửa sổ, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Teams cũng cung cấp tùy chọn PowerPoint để hiển thị bản trình bày và tùy chọn Duyệt để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Bên cạnh đó, bạn còn có nút Bao gồm âm thanh máy tính để bật hoặc tắt âm thanh cùng với màn hình hoặc cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở phía đầu màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, bạn có thể nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm ngay bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Tùy chọn này cho phép bạn ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bất kỳ lúc nào bạn muốn dừng việc chia sẻ màn hình, bạn có thể đơn giản nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (được biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi chia sẻ màn hình trên Teams
Khi chia sẻ màn hình trên Teams, hãy tuân theo những lưu ý quan trọng sau:
- Đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ màn hình với những người bạn muốn họ xem. Trong trường hợp cuộc họp nhóm, hãy chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và tránh tiết lộ thông tin nhạy cảm.
- Nếu bạn chia sẻ màn hình trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, hãy tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ.
- Sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” nếu bạn muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trên màn hình.
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và có tốc độ đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ màn hình và giảm độ trễ trong quá trình chia sẻ.
- Luôn nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình. Điều này giúp ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc chia sẻ màn hình trên Teams
Việc biết cách chia sẻ màn hình trên Teams mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tăng tính tương tác và hiệu suất trong cuộc họp trực tuyến.
- Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
- Hỗ trợ giảng dạy và hướng dẫn từ xa.
- Thuận tiện trong việc cộng tác và trao đổi thông tin.
- Tạo sự linh hoạt trong công việc và giảm chi phí văn phòng.
Với chỉ vài thao tác cơ bản, bạn có thể tận dụng các lợi ích này và tận hưởng sự thuận tiện trong việc chia sẻ màn hình trên Teams. Bắt đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và hiệu quả của nó.
